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Fuhrparkverwaltung


Es ist üblich, dass für jeden Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt werden muss, damit der Fuhrparkleiter bei einer Vielzahl von Mitarbeitern die Übersicht über die Verwendung und die Kosten der Fahrzeuge hat. Hierbei sind elektronische Fahrtenbücher mit GPS von wesentlichem Vorteil.


Auflage nach § 31 a StVZO

In Deutschland kann die Straßenverkehrsbehörde nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen im Straßenverkehr (Ahndung ab einen Punkt) einem Fahrzeughalter die Auflage erteilen, für ein oder für mehrere KFZ ein Fahrtenbuch zu führen, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nicht möglich war (siehe § 31a StVZO), i. d. R. weil die Ordnungswidrigkeitenbehörde oder bei einer Straftat die Strafverfolgungsbehörde nach den Umständen des Einzelfalles nicht in der Lage gewesen ist, den Täter zu ermitteln, obwohl sie alle angemessenen und zumutbaren Maßnahmen hierfür getroffen hat. Ihr ist es dabei nicht zuzumuten, wahllos zeitraubende, kaum Aussicht auf Erfolg bietende Nachforschungen zu betreiben. Die Anhörung zu dem Verkehrsverstoß begründet für den Halter die Obliegenheit, zur Aufklärung eines mit seinem Fahrzeug begangenen Verkehrsverstoßes so weit aktiv mitzuwirken, wie es ihm möglich und zumutbar ist. Dazu gehört es insbesondere, dass er den bekannten und zumindest den möglichen Täterkreis eingrenzt und die Täterfeststellung durch Nachfragen im Kreis der Nutzungsberechtigten fördert. Art und Umfang der Ermittlungstätigkeit der Behörde können sich an dem Verhalten und der Erklärung des Fahrzeughalters ausrichten. Die Berufung auf ein Aussageverweigerungsrecht oder Zeugnisverweigerungsrecht steht der Auflage nicht entgegen. Fahrtenbuchauflagen werden seit dem Jahre 2009 für die Zeit, in der sie geführt werden müssen, im zentralen Fahrzeugregister des Kraftfahrtbundesamtes eingetragen und sind somit bundesweit für alle anfragenden Behörden erkennbar. In das Buch sind nur die Angaben einzutragen, die § 31a StVZO fordert. Damit unterscheiden sich diese Fahrtenbücher inhaltlich von Aufzeichnungen, die nach dem Steuerrecht zu führen sind. So werden zum Beispiel Angaben zur Fahrtstrecke nicht gefordert. Verstößt der Halter bzw. der bevollmächtigte Fahrzeugführer gegen diese Auflage, wird jedes Mal ein Bußgeld in Höhe von 50,00 € erhoben und ein Punkt im Verkehrszentralregister eingetragen.


Steuerliche Betrachtung
Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung

Mit der so genannten Ein-Prozent-Regelung findet eine pauschale Versteuerung eines (teilweise) privat genutzten Firmenwagens statt. In diesem Fall wird ein Prozent des Brutto-Listenpreises (abgerundet auf volle Hunderter) des Fahrzeugs (einschließlich aller Extras und der Mehrwertsteuer) als geldwerter Vorteil pro Monat versteuert, d.h. 12 % p.a.. Kann der Arbeitnehmer den Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzen, müssen zusätzlich je Entfernungskilometer zwischen Wohnung-Arbeitsstätte 0,03 % des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Die vorgenannte Regelung ist nur anzuwenden, wenn der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mehr als 46 mal p.a. gefahren wird. Als Alternative zur „Ein-Prozent-Regelung“ lässt sich durch Führen eines Fahrtenbuches der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung ermitteln und dieser Anteil zur steuerlichen Berücksichtigung heranziehen. Auch eine Schätzung kommt in Betracht.


Für Nichtarbeitnehmer gilt: Seit dem 1. Januar 2006 ist die „Ein-Prozent-Regelung“ nur noch für Fahrzeuge anwendbar, die zu mindestens 50 % betrieblich genutzt werden. Zur betrieblichen Nutzung zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Im Zweifelsfall muss dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird.


Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuches


Durch Führen eines Fahrtenbuches und Vorlage beim Finanzamt kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung schlüssig nachgewiesen werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Statt einer pauschalen Besteuerung („Ein-Prozent-Regelung“) wird hier ein individuell berechneter geldwerter Vorteil auf Basis des tatsächlichen Anteils der privaten Nutzung ermittelt. Dies führt häufig zu einem weitaus niedrigeren Betrag als bei der pauschalen Besteuerung.


Beispielrechnung

Die „Ein-Prozent-Regelung“ wird dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt, aber (seit 1. Januar 2006) eine betriebliche Nutzung zu mindestens 50 % nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden kann. Angenommen, Hans Mustermann erwirbt einen Jahreswagen für sein Unternehmen für 20.000 Euro. Das Fahrzeug hat einen Neupreis (Liste) von 30.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 20 km. Für Herrn Mustermann ergibt sich damit ein monatlich zu versteuernder Betrag von


1,6 % • € 30.000,– = € 480,–

Dabei sind die 1,6 % eine gesetzliche Vorgabe (1 % + 20km * 0,03 % / km = 1,6 %). Dieser Betrag wird ihm pauschal als Privatentnahme zugerechnet. Die beruflich veranlassten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nach der Entfernungspauschale pauschal als Kosten berücksichtigt. Beispiel: 20 km an 230 Arbeitstagen pro Jahr mit 0,30 € pro Entfernungskilometer und Jahr:

20 km • 230 Arbeitstage pro Jahr = 4600 km pro Jahr 4600 km pro Jahr • 0,3 € = € 1380,– pro Jahr 1380,–

Euro pro Jahr / 12 Monate pro Jahr = 115,– Euro pro Monat 480,– Euro minus 115,– Euro = 365,– Euro

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 40 % wären dies 146,– Euro Steuern pro Monat.


Da nützt es ihm nichts, dass sein Fahrzeug nur 20.000,– Euro kostete und er maximal 15 % aller Fahrten privat unterwegs ist. Dies müsste er mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Hierbei würden die „richtigen“ Kosten (Abschreibungen, Leasingraten, Benzin, Werkstatt) für das Fahrzeug ermittelt und entsprechend dem Anteil privater Fahrten zu geschäftlichen Fahrten aufgeteilt.

In unserem Beispiel könnten wir annehmen, dass das Fahrzeug pro Jahr neben € 4.000,– Abschreibungen weitere € 3.500,– für den Unterhalt (Versicherungen, Benzin, …) kostet. Die Rechnung lautet dann bei 15 % privaten Fahrten:


15 % • 7.500,– Euro = 1.125,– Euro pro Jahr, also 93,75 Euro pro Monat zu versteuern


Bei einem Grenzsteuersatz von 40 Prozent wären dies nur noch knapp 37,50 Euro Steuern, was eine Ersparnis von 108,50 Euro pro Monat ergibt.



Fahrtenbuch bei PKW im Betriebsvermögen


Selbständige können einen PKW in das Betriebsvermögen überführen, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis 50 % liegt (gewillkürtes Betriebsvermögen). Liegt der Anteil über 50 %, ist das Auto notwendiges Betriebsvermögen. Der Nutzungsanteil privat/dienstlich bestimmt sich nach den gefahrenen Kilometern.


Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb werden zu den betrieblich bedingten Fahrten gezählt und erhöhen damit den betrieblichen Nutzenanteil. Die darauf entfallenden Kosten sind zwar (terminologisch) Betriebsausgaben, jedoch nach § 4 Abs. 5a EStG steuerlich nicht absetzbar. Somit bleiben nur die restlichen betrieblich bedingten Kosten steuerlich abzugsfähig.



Beispiel


PKW-Kosten p.a. 7.500 € (wie oben). 30.000 km Gesamtfahrleistung = 10.000 km Fahrten Wohnung-Betrieb, 10.000 km Privatfahrten, 10.000 km reine Betriebsfahrten


Der betriebliche Anteil incl. Heimfahrten beträgt damit 66 %. Der PKW gehört zum notwendigen Betriebsvermögen. 2/3 von 7.500 € = 5.000 € kann als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Alternativrechnung

Verzicht auf Dienstwagen und Fahrtenbuch

Fährt man mit dem eigenen PKW und verzichtet auf den Dienstwagen, dann können 10.000 km/2 = 5.000 Entfernungs-km x 0,30 €, also 1.500 € jährlich abgesetzt werden, was immer noch weniger wäre. Im Vergleich zum PKW im Privatvermögen (Nutzung des eigenen privaten PKW) kann der Unternehmer durch das Führen eines Fahrtenbuches 1000 € mehr absetzen.

Hiermit lässt sich noch nicht entscheiden, ob es günstiger ist, den PKW in das Betriebsvermögen zu überführen, indem man das Fahrtenbuch führt. Denn: Befindet sich der PKW im Betriebsvermögen, muss ein beim Verkauf entstehender Gewinn versteuert werden. Bei einem Verkauf des PKW nach 5 Jahren, einem Buchwert von Null und einem Verkaufserlös von 5.000 € müssten somit 5.000 Euro versteuert werden. Damit wäre ohne Zinseffekt der Steuervorteil aufgezehrt, allerdings ist der steuerliche Effekt über die Abschreibungen in den Vorjahren zugeflossen.



Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als Beweismittel anerkannt werden soll, muss bestimmte Mindestbedingungen erfüllen:


Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden. Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen nicht aus.Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.

Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand. Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.Umwegfahrten sind gesondert auszuweisen, auch wenn sie verkehrsbedingt (z. B. Umleitung, Stau) waren.


Elektronisches Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch in elektronischer Form zu führen, ist in Bezug auf die behördliche Anerkennung problematisch. Die Finanzämter in Deutschland müssen elektronische Fahrtenbücher nur anerkennen, wenn aus ihnen dieselben Erkenntnisse wie aus konventionell geführten Fahrtenbüchern zu gewinnen sind.[1] Insbesondere muss technisch gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder dokumentiert werden.[1] Der Nachweis dessen kann leichter fallen, wenn die Aufzeichnungen nicht auf eigenen Geräten, sondern übers Internet bei einem Dienstleister vorgenommen werden. Bei der Entscheidung für einen Dienstleister ist der Datenschutz zu prüfen, denn man erstellt ein Bewegungsprofil und erfasst viele seiner Geschäftspartner. Auf das Global Positioning System zugreifende Systeme können dem Benutzer Vorschläge für die erforderliche Angabe von Kilometerstand, Reiseziel und Geschäftspartner machen. Fest eingebaute Systeme können auch die Möglichkeit bieten, den Kilometerstand direkt zu erfassen.


Diese steuerliche Auflage ist vom Fahrtenschreiber nach § 57a StVZO zu unterscheiden.

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